2Welche Daten wir erheben
Im Rahmen der Nutzung von Fin2gether CRM werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Stammdaten (bei Registrierung)
- Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
- Mitarbeiternummer, Organisationsstufe
- Profilbild (optional)
Tätigkeitsdaten
- Tätigkeitskontrolle (TÄKO): Wochenziele, Tagesergebnisse, Notizen
- Meeting-Protokolle (Meetingsbuch)
- Monats- und Jahresplanung
- Eigenanträge und Policierungen
Finanzdaten
- Punkte- und Provisionstransaktionen
- Stufenaufstiegsanträge
- Umsatz- und Produktionsdaten
Kundendaten
- Kundennamen, Kontaktdaten (im CRM erfasst)
- Leads (MAV-Leads, Kontakt-Leads)
Technische Daten
- Login-Protokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, Gerät)
- Aktivitätsprotokoll (Aktionen im System)
- Digitale Unterschrift (wenn hinterlegt)
- WhatsApp-Nummer (wenn hinterlegt)
- 2FA-Geheimschlüssel (verschlüsselt, wenn aktiviert)
3Zweck der Datenverarbeitung
- Bereitstellung des CRM-Systems – Verwaltung von Mitarbeitern, Kunden und Vertriebsaktivitäten
- Leistungsverfolgung – Täko-Auswertungen, Provisionsberechnungen, Stufenaufstieg
- Kommunikation – interne Nachrichten, WhatsApp-Benachrichtigungen
- Sicherheit – Schutz vor unbefugtem Zugriff (2FA, Verschlüsselung)
- Compliance – Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
4Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Bereitstellung des CRM für Mitarbeiter)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (Systemsicherheit, Betrugsprävention)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (WhatsApp-Benachrichtigungen, wenn aktiviert)
5Speicherdauer
Daten werden gespeichert, solange das Mitarbeiterkonto aktiv ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
- Kontodaten: bis zur Kündigung oder Löschanfrage
- Finanzdaten (Provisionen): 10 Jahre (§ 257 HGB)
- Login-Protokolle: 90 Tage
- WhatsApp-Nummer: bis zur Deaktivierung durch den Nutzer
6Datenweitergabe & Dritte
Deine Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte verkauft. Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:
- Infrastruktur: Railway (Hosting), PostgreSQL-Datenbank – Server in der EU/USA (SCCs)
- WhatsApp: Meta Platforms Ireland Ltd. – nur wenn du WhatsApp-Benachrichtigungen aktiviert hast
- Google Calendar: Google Ireland Ltd. – nur wenn du dein Konto verbunden hast
- Rechtliche Pflicht: auf behördliche Anordnung
8WhatsApp Business
WhatsApp-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn du in den Einstellungen ausdrücklich zugestimmt hast (Opt-in). Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen unter:
Einstellungen → WhatsApp Business → Opt-in deaktivieren
Nachrichten werden über die Meta WhatsApp Cloud API versendet und dort vorübergehend verarbeitet. Fin2gether speichert keine WhatsApp-Gesprächsverläufe.
9Datensicherheit
- AES-256-GCM Verschlüsselung – alle personenbezogenen Felder (Name, E-Mail, Passwort) werden verschlüsselt gespeichert
- HTTPS / TLS – alle Verbindungen sind verschlüsselt
- 2FA (TOTP) – optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Session-Management – automatischer Logout, Geräteübersicht
- Zugriffskontrolle – rollenbasiertes Berechtigungssystem
10Deine Rechte
Gemäß DSGVO hast du folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem:
Art. 15 DSGVO
Auskunftsrecht
Du kannst Auskunft über deine gespeicherten Daten verlangen.
Art. 16 DSGVO
Berichtigung
Unrichtige Daten müssen auf Anfrage korrigiert werden.
Art. 18 DSGVO
Einschränkung
Du kannst die Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken lassen.
Art. 20 DSGVO
Datenübertragbarkeit
Recht auf Erhalt deiner Daten in einem strukturierten Format.
Art. 21 DSGVO
Widerspruch
Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.
11Kontakt & Beschwerden
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte:
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt.
Stand: April 2025 · Fin2gether CRM · finanzchakra.de